安全保障・日米グループでのセミナー運営・出張手配を担う事務職員

今回募集しておりますのは、安全保障・日米グループでのフェローシップ受入事業を担当する事務職員です。 【ポジション】 事務職員 当ポジションの仕事内容（担当事業に関わる以下の業務） ・稟議作成 ・経理支出処理 ・会議運営ロジ手配全般 ・イベント運営ロジ手配全般 ・出張手配、招へい関連旅行手配（ロジ含む） グループ長、研究員、他の事務職とコミュニケーションを取りながら、事業活動の事務手続きの補佐をおこなっていただきます。 1. 研究会（対面／ウェビナー）など、小規模且つオンサイトで行われる会議の準備・運営（ロジ）業務（※部屋の予約、来館登録、資料印刷等）。 2. 財団独自の管理システムの習得およびシステムを利用しての、会議開催関連、関係機関・個人への業務委託、協力依頼などの稟議（定型）の作成、期中、事後の支払い。 3. グループ・主任研究員事業において実施する中規模・大規模のセミナーやラウンドテーブル、公開講演会開催時の準備、ロジ全般。 ① 実施準備、当日運営（ロジ） ・会場、会食手配／業者手配・契約（コーヒー・弁当等、同時通訳、会議補助、映像、ビル管理会社、旅行業者、タクシーなど）／ウェブサイトへのイベント情報掲載・メール配信、メルマガ配信関係業務（資料作成、広報との調整）／会場準備（座席・舞台・配布資料など）／その他必要機器の予約と借り受けなど ② その他、当日の受付業務、会場内業務、調整連絡等。 ③ 事業関係者との連絡・調整（メール・電話）［日本語、英語］ ・講師への依頼状送付・承諾書受領、送金関連書類のやり取り／打合せ日程調整など 4. 職員および外部関係者の国内外出張手配。 ・フライト・リサーチ＆予約／航空券見積依頼（旅行業者）／国内外のホテル・リサーチおよび宿泊の予約／旅行保険の付保／査証申請の準備／海外携帯電話の予約と借受け／出張依頼状の作成・送付など 5. 財団の内部システムを使った業務。 ① 内部の定型稟議書の作成、経費精算（当財団独自の業務管理システムを使用） ② 対外文書の作成［日本語、英語］ ・出張、会議、講演出席依頼状、お礼状など　※ひな型あり ③ 部署内の電話・来客応対 6. その他付随する庶務業務（グループ全体の来客対応、来館者登録、部屋の確保、資料のコピー、ファイリング／郵便の受け取り・仕分け、差出し／内部MTG資料の更新・印刷・配布等）

【必須スキル・経験】 以下の中から二つ以上の実務経験（いずれも３年以上）があることが必須です。 (1) 非営利団体、シンクタンク、財団などの事業運営補助経験、もしくは総合事務業務経験（稟議/決裁文書区制、経理/支出管理含む） (2) 政府諸機関（各省庁など）、政府系団体などでの内部システムを利用した事務業務従事経験（稟議/決裁文書起案、経理/支出管理含む） (3) 国際機関事務所、主要国大使館などにおける、事業運営補助経験、もしくは総合事務業務経験 (4) 上記（1）～（3）の団体におけるイベント運営・ロジ全般の経験 (5) 上記（１）～（3）の団体における出張手配（航空券、ホテル、現地移動、食事、アポ：インバウンド、アウトバウンド両方） ・学士号またはそれと同等以上とみなされる知見又は実務経験 【必要言語・レベル】 日本語：ネイティブレベル

大学院卒以上

【笹川平和財団について】 当財団は、国際社会が直面する諸問題を解決するため、国際協力、国際交流を推進し、 国際的な視野に基づいた調査・研究、人材の育成、人物招聘・派遣、国際会議の開催などの事業、 これらの事業に付随する情報収集・発信、普及啓発活動に取り組んでいます。 【安全保障・日米グループの事業内容】 日米関係・日米同盟を含む安全保障に関わるテーマについて、中立的な立場から世論／政策形成に貢献することを目指しています。あわせて、日米を中心に政策専門家が「協働」して世界の問題に取り組むための、基盤形成・強化への貢献をします。「核・原子力」「国際秩序の変容と米国」「NATOとインド太平洋」「アメリカ現状モニター」「日米政策専門家間のネットワークと協力関係の構築」等の外交・安全保障問題をテーマとする政策研究、政策対話（成長意欲のあるからシニアまで多様な組み合わせ）、情報発信を実施しています。 【当財団の特徴】 ・アジア地域で最大規模の国際財団です。 ・民間財団にしかできない手法で国際問題の解決を進めています。 ・国連の経済社会理事会（ECOSOC）のNGO特別協議資格を取得しています。 ・少数精鋭で幅広いネットワークを構築し、積極的にチャレンジします。 ・2015年9月に竣工した当財団のビルは、明るく開放的な雰囲気です。 ・ビルの最上階には、300人を収容できる国際会議場を備えています。 ・その他充実した職場環境があります。

【給与補足】 ・学歴、経験等を勘案して面談のうえ決定します。 【雇用契約の更新】 有期雇用契約（１年間） ● 試用期間３ヵ月 ● 契約更新は１年もしくは複数年の更新となります。 ※通算５年以内に無期労働契約への転換について判断します。

【住所】 東京都港区虎ノ門1-15-16　笹川平和財団ビル 【アクセス】 東京メトロ銀座線虎ノ門駅出口2bより徒歩1分

【住所】 東京都港区虎ノ門1-15-16　笹川平和財団ビル 【アクセス】 東京メトロ銀座線虎ノ門駅出口2bより徒歩1分