安全保障・日米グループでのフェローシップ受入・秘書事務職

今回募集しておりますのは、安全保障・日米グループでのフェローシップ受入事業を担当する事務職員です。 【配属先 とポジション】 事務職員 当ポジションの仕事内容（担当事業に関わる以下の業務） ・稟議作成（業務委託契約等） ・経理支出処理 ・出張手配 ・フェローシップ運営（受け入れ/送り出し）に関わる業務 ・関連する会議の手配・運営・ロジ ・上席研究員の日程管理（秘書） グループ長、上席研究員、他の事務職員とコミュニケーションを取りながら、事業活動の事務手続きの補佐をおこなっていただきます。 １．米国団体と共催して実施するフェローシッププログラムの運営 （１）日本人、米国人成長意欲のあるフェローの受け入れ・送り出しに関わる契約、ビザ手配補助、来日（訪米）プロセスにおける事務補助業務 （２）SPFフェロー滞在時の、オフィス受け入れ準備、滞在中のサポート、日本人との面会サポート、出勤管理業務など 2．上席フェローのスケジュール管理サポート（外部からの講演依頼、国内出張手配、スケジュール全体管理等）および関連稟議の作成 3．上記１－２に関連して、財団独自の管理システムの習得およびシステムを利用しての業務委託、協力依頼、出張等の稟議（定型）の作成、期中、事後の支払い 4．グループ・主任研究員の事業において実施する中規模から大規模のセミナーやラウンドテーブル、公開講演会開催時の準備、ロジ全般 ① 実施準備、当日運営（ロジ） ・会場、会食手配／業者手配・契約（コーヒー・弁当等、同時通訳、会議補助、映像、ビル管理会社、旅行業者、タクシーなど）／ウェブサイトへのイベント情報掲載・メール配信、メルマガ配信関係業務（資料作成、広報との調整）／会場準備（座席・舞台・配布資料など）／その他必要機器の予約と借り受けなど ② 当日の受付業務、会場内業務、調整連絡等 ③ 事業関係者との連絡・調整（メール・電話）［日本語、英語］ ・講師への依頼状送付・承諾書受領、送金関連書類のやり取り／打合せ日程調整等 5．職員および外部関係者の国内外出張手配 ・フライト・リサーチ＆予約／航空券見積依頼（旅行業者）／国内外のホテル・リサーチおよび宿泊の予約／旅行保険の付保／査証申請の準備／海外携帯電話の予約と借受け／出張依頼状の作成・送付等 6．財団内部システムや設定を使った業務 ① 定型稟議書の作成、経費精算 ② 対外文書の作成［日本語、英語］ ・出張、会議、講演出席依頼状、お礼状等　※ひな型あり ③ 部署内の電話・来客応対 7．その他付随する庶務業務（グループ全体の来客対応、来館者登録、部屋の確保、資料のコピー、ファイリング／郵便の受け取り・仕分け、差出し／内部MTG資料の更新・印刷・配布等）

【必須スキル・経験】 以下の中から（1）もしくは （2） を含む二つ以上の実務経験（3年以上）があること （1）海外からの外国人受け入れ業務、成長意欲のある人材育成に関わる業務経験。 （2）役員、シニア研究者等の秘書業務に関わる経験があること。 （3） 非営利団体、シンクタンク、財団などの事業運営補助経験、もしくは総合事務業務経験（稟議/決裁文書区制、経理/支出管理含む） （4） 政府諸機関（各省庁等）、政府系団体等での内部システムを利用した事務業務従事経験（稟議/決裁文書区制、経理/支出管理含む） （5） 国際機関事務所、主要国大使館などにおける、事業運営補助経験、もしくは総合事務業務経験 ※上記（3）～（5）の団体におけるイベント運営・ロジ経験 ※上記（3）～（5）の団体における出張手配（航空券、ホテル、現地移動、食事、アポ： インバウンド、アウトバウンド両方） 【必要言語・レベル】 ・日本語：ネイティブレベル

大学院卒以上

【笹川平和財団について】 当財団は、国際社会が直面する諸問題を解決するため、国際協力、国際交流を推進し、 国際的な視野に基づいた調査・研究、人材の育成、人物招聘・派遣、国際会議の開催などの事業、 これらの事業に付随する情報収集・発信、普及啓発活動に取り組んでいます。 【安全保障・日米グループの事業内容】 日米関係・日米同盟を含む安全保障に関わるテーマについて、中立的な立場から世論／政策形成に貢献することを目指しています。あわせて、日米を中心に政策専門家が「協働」して世界の問題に取り組むための、基盤形成・強化への貢献をします。「核・原子力」「国際秩序の変容と米国」「NATOとインド太平洋」「アメリカ現状モニター」「日米政策専門家間のネットワークと協力関係の構築」等の外交・安全保障問題をテーマとする政策研究、政策対話（成長意欲のあるからシニアまで多様な組み合わせ）、情報発信を実施しています。 【当財団の特徴】 ・アジア地域で最大規模の国際財団です。 ・民間財団にしかできない手法で国際問題の解決を進めています。 ・国連の経済社会理事会（ECOSOC）のNGO特別協議資格を取得しています。 ・少数精鋭で幅広いネットワークを構築し、積極的にチャレンジします。 ・2015年9月に竣工した当財団のビルは、明るく開放的な雰囲気です。 ・ビルの最上階には、300人を収容できる国際会議場を備えています。 ・その他充実した職場環境があります。

【給与補足】 ・学歴、経験等を勘案して面談のうえ決定します。 【雇用契約の更新】 有期雇用契約（１年間） ● 試用期間３ヵ月 ● 契約更新は１年もしくは複数年の更新となります ※現時点で３年程度を想定

【住所】 東京都港区虎ノ門1-15-16　笹川平和財団ビル 【アクセス】 東京メトロ銀座線虎ノ門駅出口2bより徒歩1分

【住所】 東京都港区虎ノ門1-15-16　笹川平和財団ビル 【アクセス】 東京メトロ銀座線虎ノ門駅出口2bより徒歩1分