引き継ぎはどこまでやるか。
全部やる必要はありません

全部を渡すことはできません

引き継ぎが始まると、多くの人がこう考えます。迷惑をかけないように、全部きちんと渡さなければ。

その気持ちは分かります。でも、現実には無理です。

自分が何年もかけて覚えたことを、数週間で全部渡すことはできません。時間も足りませんし、後任にも受け取れる量に限りがあります。

だから、優先順位をつけます。

全部渡そうとして中途半端になるより、大事な部分を確実に渡すほうが、結果的に迷惑をかけません。

基準は「自分が抜けると止まるかどうか」

優先順位の決め方は、ひとつです。

自分がいなくなったときに、止まってしまう仕事かどうか。

見るポイントは4つあります。

自分しか知らないか。 手順を知っているのが自分だけの作業。ここが抜けると、誰も進められません。最優先です。

期限があるか。 進行中の案件や、決まった日にやる作業。日付が迫っているものから片付けます。

外に迷惑がかかるか。 取引先やお客様に関わる部分は、社内で済む話より重く見ます。

頻度が高いか。 毎日や毎週やっている作業は、すぐに必要になります。年に一度の作業は後回しで構いません。

この4つで並べると、何から手をつけるかが決まります。

資料に残す。口頭だけにしない

引き継ぎの中心は、書いて残すことです。

口頭で説明すると、その場では伝わった気がします。でも、聞いた側は必ず忘れます。実際にやる場面は数週間後かもしれません。そのとき手元に何もなければ、思い出せません。

資料に書くのは3つです。

手順。 何を、どの順番で、どうやるか。

関係先。 誰に連絡するのか。社内外の担当者と連絡先。過去のやり取りがどこにあるかも書いておきます。

注意点。 つまずきやすい箇所、過去に失敗したこと、書かれていないけれど守られているルール。

この3つ目がいちばん価値があります。 手順は探せば分かることもありますが、注意点は経験した人しか知りません。

「初めての人の目線」で書く

資料を書くとき、気をつけることがあります。

自分にとって当たり前のことほど、書き漏らします。

略語をそのまま使ってしまう。「いつものやつ」と書いてしまう。手順を2つ飛ばして書いてしまう。自分は分かっているので、抜けていることに気づきません。

対策はひとつです。この仕事を今日初めてやる人が読む、と思って書いてください。

書き終わったら、可能なら誰かに読んでもらうといいです。分からない箇所を指摘してもらえます。

後任がいなくても、あなたの責任ではありません

引き継ぎの相談でいちばん多いのが、これです。

後任が決まらない。

責任感の強い人ほど、自分が辞めるせいだと考えてしまいます。でも、人員の手当ては会社の仕事です。 個人が背負うことではありません。

この場合にやることは決まっています。誰が引き継いでも分かる資料を残すこと。 相手が決まっていなくても、資料は作れます。

そして、進捗と状況を上司に共有しておいてください。 資料をどこに置いたか、何が残っているか。ここまでやれば十分です。

渡せなかったものを伝えるのも、引き継ぎ

時間が足りず、全部を渡せないまま最終出社日を迎えることがあります。

そのときは、渡せていないものを正直に報告してください。

「これは説明できていません」「この作業は資料だけ残しました」と伝えておけば、残った人は困ったときに備えられます。黙って辞めると、後から発覚して混乱します。

何が残っているかを伝えることも、引き継ぎの一部です。 完璧に渡せなかったことを隠す必要はありません。

辞めたあとの連絡を、前提にしない

最後に、これは自分を守るための話です。

引き継ぎの最中に「分からないことがあったら連絡してください」と言いたくなります。親切な気持ちからです。

でも、一度応じると続きます。

新しい職場で働き始めているのに、前の会社から電話がかかってくる。新しい仕事を覚えるので精一杯の時期に、これは負担になります。

対応するかどうかは自由です。ただ、そうならない状態を作っておくほうが健全です。 資料を充実させ、置き場所を共有し、誰に聞けばいいかを整理しておく。

そして、退職前に上司と決めておいてください。 退職後の問い合わせをどうするか。ここを曖昧にしたまま辞めると、なし崩しになります。

円満に辞めることは、自分のためでもある

丁寧に引き継ぐ理由は、義理や人情だけではありません。

同じ業界にいれば、どこかでまた関わることがあります。 取引先として、あるいは同僚として。前の職場から悪い評判が伝わるのは、避けたいところです。

それに、きちんと終えたという感覚は、次の職場での立ち上がりにも影響します。後ろめたさを引きずったまま新しい仕事を始めるより、区切りをつけて入るほうが楽です。

ただし、そのために無理をする必要はありません。 優先順位をつけて、できる範囲で丁寧にやる。それで十分です。

退職までの段取りに迷ったら、相談してください。入社日との兼ね合いも含めて、一緒に整理できます。